Werkkostenregeling

Per 1 januari 2015 moet de werkkostenregeling (hierna WKR) verplicht worden toegepast. Sinds 1 januari 2011 is de WKR ingevoerd. Tot en met het jaar 2014 heeft een werkgever de keuze om bij kostenvergoedingen en verstrekkingen de werkkostenregeling toe te passen of de “oude” regeling ten aanzien van vergoedingen en verstrekkingen toe te passen.

Per 1 januari 2015 is er geen keuze meer en moet de WKR verplicht worden toegepast.

In onderstaand memo wordt een uitleg over de WKR verstrekt. Om dit memo leesbaar te houden is niet op alle details ingegaan. In voorkomende gevallen zal dus om nader advies verzocht moeten worden.

Uitgangspunt is dat alle vergoedingen zowel in geld als natura belast zijn.

De werkkostenregeling houdt in dat maximaal 1,2% van de fiscale loonsom besteed kan worden aan onbelaste vergoedingen en ver- strekkingen voor werknemers. Dit wordt de vrije ruimte genoemd. Over bedragen boven de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing. De eindheffing kan niet op de werknemer verhaald worden.


Indien de werkgever veel vergoedingen aan de werknemer verstrekt en verwacht kan worden dat er meer vergoed gaat worden dan aan vrije ruimte beschikbaar is, dan kan er ook voor gekozen worden om een deel van de vergoeding direct als loon aan te merken en bij de werknemer te belasten. Hierdoor wordt de eindheffing voorkomen.

De totale fiscale loonsom geldt voor de berekening van de omvang van de vrije ruimte. De verdeling van de onbelaste vergoedingen wordt niet per werknemer berekend.

In theorie kan de gehele vrije ruimte dus aan of enkele werknemers besteed worden.

Niet alle vergoedingen en verstrekkingen tasten de vrije ruimte aan, de vergoedingen en verstrekkingen die niet op de vrije ruimte in mindering worden gebracht zijn betreffen drie categorieën:
• Gerichte vrijstellingen
• Nihil waardering van werkplek gerelateerde voorzieningen
• Intermediaire kosten

Vergoedingen en/of verstrekkingen die onder de vrije ruimte vallen zijn onder andere:
• Kerstpakketten en andere kleine geschenken
• Parkeer, veer en tolgelden
• Bedrijfsfitness, niet op de werkplek
• Contributie van personeelsverenigingen of vakvereniging
• Fiets, elektrische fiets, scooter
• Personeelsfeesten, personeelsreizen
• Verstrekken van maaltijden.
• Reiskostenvergoedingen voor reizen met eigen vervoer voor zover de vergoeding meer bedraagt dan € 0,19 per kilometer en deze extra vergoeding niet belast wordt bij de werknemer.
• Rente voordeel van aan personeel verstrekte leningen niet zijnde een eigen woning lening
• Representatie kosten en relatiegeschenken voor interne relaties.
• Werkruimte bij de werknemer thuis.
Voor vergoedingen van kosten en verstrekkingen die onder de vrije ruimte vallen is de gebruikelijkheidstoets van toepassing. Dit betekent dat de omvang van vergoedingen en verstrekkingen niet meer dan 30% mag afwijken van hetgeen gebruikelijk is. De Belastingdienst beschouwt in ieder geval vergoedingen en ver- strekkingen van maximaal € 2.400 niet als ongebruikelijk.
De gebruikelijkheidstoets is ingevoerd om te voorkomen dat be- last loon wordt omgezet in een onbelaste vergoeding. Zonder deze toets kan een directeur groot aandeelhouder de gehele vrije ruimte besteden aan een onbelaste bonus.
Voor een aantal vertrekkingen die onder de vrije ruimte vallen geldt een lage waardering. De meest voorkomende betreft de verstrekking van maaltijden. Voor de waardering van dit loon in natura wordt geen onderscheid gemaakt tussen een ontbijt lunch of diner. Voor de waarde van een maaltijd geldt een normbedrag van € 3,15 per maaltijd.

Gratis verstrekken van een maaltijd betekent dus dat per maaltijd € 3,15 ten laste van de vrije ruimte wordt gebracht. Alleen het aantal maaltijden dient te worden bijgehouden en de maaltijden hoeven niet per werknemer te worden geadministreerd.
Indien aan de werknemer het normbedrag per maaltijd in rekening wordt gebracht dan gaat er niets ten laste van de vrije ruimte.

Indien de vrije ruimte geheel benut wordt buiten het verstrekken van maaltijden om dan kunnen de maaltijden ook tot het loon gerekend worden en wordt hierover op reguliere wijze loonheffing ingehouden. Administratie van de maaltijden dient dan wel per werknemer plaats te vinden.

Loon in natura dat niet is vrijgesteld wordt gewaardeerd op de factuurwaarde inclusief BTW. Indien er geen factuur beschikbaar is wordt gewaardeerd op de waarde in het economisch verkeer.

De vrije ruimte geldt alleen voor werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Er zijn echter verstrekkingen aan gepensioneerden die wel de vrije ruimte verminderen terwijl hun loon niet in de berekening van de vrije ruimte wordt meegenomen, dit betreft verstrekkingen die zowel door werknemers als door gepensioneerden ontvangen worden zoals bijvoorbeeld een kerstpakket.

Indien de vrije ruimte wordt overschreden dient 1 x per jaar te worden afgerekend over de overschrijding tegen de eindheffing van 80%. Afrekening vindt plaats in het eerste tijdvak van het volgende kalenderjaar.

Vergoedingen die onder de gerichte vrijstellingen vallen en dus de vrije ruimte niet aantasten:
• Reiskostenvergoeding tot € 0,19 per kilometer
• Abonnementen voor reizen met openbaar vervoer
• Verblijfkosten voor tijdelijke werkzaamheden elders
• Zakelijk eten met een klant
• Inschrijving beroepsregister
• Kosten van cursussen, congressen en dergelijke
• Maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden of dienstreizen
• 30% vergoedingsregeling
• Verhuiskosten (€ 7.750 + verhuiskosten inboedel), indien aan voorwaarden voldaan
• Studiekosten
• Vakliteratuur
• Kosten van outplacement
• Personeelskorting op branche eigen producten max 20% korting met een maximum van € 500 per jaar.
• Gereedschap, computers, laptops, tablets, communicatiemiddelen en dergelijke inclusief vergoedingen en verstrekkingen die hiermee verband houden.

Vanaf 2015 geldt voor de categorie gereedschap en dergelijke het noodzakelijkheidscriterium, als deze vergoedingen en verstrekkingen in redelijkheid noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de dienstbetrekking en ook feitelijk daarvoor gebruikt worden dan worden deze niet tot het loon gerekend. De vrijstelling is niet van toepassing als de voorziening in plaats komt van een ander loonbestanddeel (cafetaria regeling).

Ook onder de WKR blijft het mogelijk om een vaste onkostenvergoeding aan werknemers te verstrekken. De vergoeding dient te worden verdeeld in vergoedingen die gericht zijn vrijgesteld en vergoedingen die ten laste van de vrije ruimte gebracht worden. Tevens dienen de afzonderlijke kosten waarop de vergoeding betrekking heeft te worden gespecificeerd. Deze specificatie dient de worden vastgelegd en als bijlage bij de arbeidsovereenkomst te worden gevoegd.


De omvang van de kostenvergoeding moet aannemelijk gemaakt kunnen worden, dit kan door het gedurende bijvoorbeeld drie maanden bijhouden van de uitgaven en het bewaren van de facturen.

Deze registratie dient bij een mogelijke controle door de Belastingdienst als onderbouwing van de hoogte van de vergoeding.

Nihil waarderingen:
De werkgever kan de volgende verstrekkingen doen die niet als loon aangemerkt worden en dus onbelast zijn:
• Voorzieningen op de werkplek zoals bedrijfsfitness, gereedschappen, de vaste computer, kopieerapparaat en de vaste telefoon.
• Het ter beschikking stellen van Arbo voorzieningen op de werkplek en in de werkruimte thuis, voor deze voorzieningen gelden aanvullende regels.
• Consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd, dus bijvoorbeeld koffie, thee, frisdrank, koekje, fruit.
• Ter beschikking gestelde werkkleding. Om kleding als werkkleding te kunnen aanmerken gelden aanvullende voorwaarden.
• Het rente voordeel van een personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt.
• Het rente voordeel van een personeelslening voor de eigen woning van de werknemer als deze als eigen woning financiering aftrekbaar is voor de inkomstenbelasting.
• De ter beschikking gestelde ov-jaarkaart en voordeelurenkaart als de werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt.
• De waarde van huisvesting en inwoning die u op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking. Deze voorziening is een nihil waardering als de werknemer niet op de werkplek woont en hij redelijkerwijs wel gebruik moet maken van de voorziening.

Voor de nihil waarderingen geldt dat de verstrekkingen op nihil worden gewaardeerd, worden er echter vergoedingen gegeven voor dergelijke uitgaven dan vallen deze onder de vrije ruimte.

Intermediaire kosten:
Intermediaire kosten zijn uitgaven van de werkgever die de werknemer voorschiet, dit zijn dus geen vergoedingen aan de werknemer zelf en zijn dus ook niet belast.
Denk hier bijvoorbeeld aan de werknemer die kantoorbenodigdheden voor de werkgever koopt en de betaling voorschiet.

Vergoedingen en verstrekkingen die GEEN loon zijn:
Naast de vergoedingen en verstrekkingen die tot het loon gerekend worden en al dan niet onder een vrijstelling vallen, zijn er ook vergoedingen en verstrekkingen die NIET als loon worden aangemerkt.
 Dit betreffen voordelen die buiten het kader van de dienstbetrekking om genoten worden. Het gaat dan om zaken die de werkgever niet in zijn hoedanigheid van werkgever verstrekt maar op grond van een persoonlijke relatie. Hierbij valt te denken aan een fruitmand voor een zieke werknemer of een rouwkrans bij overlijden van een werknemer of diens partner. Van loon is geen sprake als het gaat om kleine persoonlijke a[en^es van maximaal € 25 inclusief BTW.
Tevens behoort niet tot het loon:
• Pensioenaanspraken
• Uitkeringen sociaal fonds
• Uitkering bij overlijden
• Dienstjaren uitkering bij 25 en 40 dienstjaren

Aanpassen arbeidsvoorwaarden:

Indien de arbeidsvoorwaarden vergoedingen en/of verstrekkingen bevat die volgens de oude regeling onbelast vergoed kunnen worden en onder de WKR niet meer of niet meer geheel onbelast vergoed en/of verstrekt kunnen worden, kunnen er aanpassingen van de arbeidsvoorwaarden noodzakelijk zijn.

Met name de overgang van onbelaste naar belaste vergoedingen en verstrekkingen kan tot problemen leiden. Worden de kosten niet meer vergoed omdat het niet meer onbelast kan? Of moet de werknemer de vergoedingen verhogen zodat de werknemer er ne[o niet op achteruitgaat?

Bij de invoering van de Oort wetgeving waarbij veel onbelaste vergoedingen zijn komen te vervallen is hierover veer geprocedeerd. De uitkomst van deze procedures was dat de rechter in het midden gaat zitten.


De werkgever kan niet zomaar een vergoeding of verstrekking schrappen als deze door wijziging van fiscale wetgeving belast gaat worden.

De werknemer daarentegen mag bij wijziging van fiscale regelgeving weer niet van de werkgever verwachten dan voorheen onbelaste vergoedingen nu gebruteerd uitbetaald worden zodat de werknemer er per saldo niet op achteruit gaat.

Een wijziging van het fiscale stelsel komt dus niet eenzijdig voor rekening van de werknemer of de werkgever.

Administratieve gevolgen:
• Alle vergoedingen en verstrekkingen die onder de vrije ruimte vallen worden in de administratie opgenomen als eindheffingsloon. Deze gegevens hoeven niet op werknemers niveau te worden vastgelegd.
• Vergoedingen en verstrekkingen die niet in de vrije ruimte ondergebracht worden, worden als individueel loon van de werknemer behandeld en dienen op werknemersniveau te worden geadministreerd.
• Een gerichte vrijstelling is eindheffingsloon die op werknemers niveau dient te worden geadministreerd.
• Jaarlijks afrekenen over de overschrijding van de vrije ruimte, na afloop van het jaar in het eerste tijdvak van het volgende jaar.

Graag nodigen wij u uit voor een persoonlijk advies of hulp bij het administreren van vergoedingen en verstrekkingen.